我們首先看今天的第一個重點，會議的安排，在會議開始之前，我們都要做一些準備工作，要把這個會議安排做的井井有條，做到心中有序，有數，那么我們這個安排主要分為三個方面的安排，第一，是制定議程安排，就是這個會議進行的這個進程，日程這種時間表，每一次的會議，它都應該有一個議程的安排，并且能夠及時地交到與會者的手中，也就是說，你知道這次會議有哪些人需要參加。那么你應該把一個詳細地會議進程表交給他，這樣子能夠讓與會著，事先心中有數。
比如說，他什么時候需要發言，或者是我們的會議都有哪一些主要的目標，哪些主要協議需要達成，那么這樣的一些活動，我們事先讓與會者都能夠心中有數，還要注意一點就是，我們在向與會者，遞交會議議程安排的時候我們要注意什么呢，要注意，要看你遞交的這個對象，他最終是否會真的來參加我們的會議，我們經常會遇到一些情況就是說，盡管對方已經接受了我們會議的邀請，但是最后可能由于種種的原因，他不能如期來參加會議。
所以我們在制定議程安排，在向對方傳遞議程安排的時候，我們硬挨和他進行一次溝通，向他請教一下他的行程，到時候是否能夠參加我們的會議等等，那么我們在議程安排中，還需要告訴對方一些重點，就是我們會議將要處理的問題，要有我們的會議休會的時間。
比如說我們的會議可能分為一個星期，在一個星期中，我們需要中途休息，或者是怎么樣，這樣一些具體的事項，我們都要向我們的與會者，事先做一個通知，我們這是講的第一點，要做一個議程安排。
第二點，我們要挑選與會者，我們開一個會議不是簡簡單單地說，把公司的人都約齊了，或者是把同行的人都叫到這里來，就可以開會的，事實上，我們對于這項會議的目標，心中要有數，要知道哪一些人應該參加我們的會議，為什么呢，因為在我們的公司里頭，可能有一些級別比較高，或者是職務比較高的這種主管，可能他覺得他應該他參加這個會議，但是事實上，他參加這個會議，可能不會對我們這個會議本身所要達成的這個目標有所幫助，那么在這種情況下，我們應該根據我們會議的類型來決定邀請哪些人出席。
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